Actuele en betrouwbare ledengegevens: de ruggengraat van elke vereniging
Of je nu een grote of kleine vereniging leidt, actuele ledengegevens zijn essentieel. Ze geven je niet alleen een helder beeld van de omvang van je vereniging, maar vormen ook de basis voor je financiële stabiliteit door inzicht te geven in de inkomsten uit contributies.
De risico's van verouderde of onbetrouwbare ledengegevens
Ledengegevens worden binnen elke vereniging door verschillende bestuursleden gebruikt: de secretaris voor communicatie, de penningmeester voor het innen van contributies. Vaak komt het aan- of afmelden van leden binnen bij één van hen, of zelfs bij een ander bestuurslid. Vooral bij kleinere verenigingen beheert ieder vaak een eigen 'lokale' administratie, bijvoorbeeld in Excel. Hierdoor ontstaan vroeg of laat verschillen tussen deze administraties. De belangrijkste oorzaken zijn:
- Mutaties van leden worden niet consequent doorgegeven.
- Mutaties van andere bestuursleden worden niet in de eigen administratie verwerkt.
- Administratie wordt bij bestuurswisselingen niet volledig aan de opvolger overgedragen.
Deze fouten ontstaan niet uit onwil, maar omdat het eenvoudigweg over het hoofd wordt gezien. Het gevolg? De vereniging verliest op den duur het overzicht over het ledenbestand, met mogelijke gemiste inkomsten uit contributies en zelfs subsidies als gevolg.
Tijd voor een oplossing
Voor verenigingen die de problemen van verouderde ledenadministratie onderkennen, biedt een gestructureerde administratie op één centrale locatie de oplossing. Het internet biedt een kosteneffectieve en toegankelijke omgeving voor deze administratie. Met de meeste mensen die toegang hebben tot één of meerdere browsers en vrijwel elke vereniging die een website heeft, kan de administratie eenvoudig worden geïntegreerd. De belangrijkste voordelen zijn:
- Gegevens blijven gemakkelijker actueel.
- Informatie is eenvoudiger op te halen.
- Dezelfde gegevens zijn voor meerdere personen, inclusief leden, vanuit verschillende locaties toegankelijk.
Enkele bijkomende voordelen zijn:
- Betere betrouwbaarheid: Gegevens en informatie blijven actueel en relevant.
- Tijdswinst en kostenbesparing: Geen noodzaak meer om gegevens tussen verschillende administraties uit te wisselen en te controleren.
- Minder fouten bij mutaties: Leden kunnen zelf hun adres- of telefoongegevens bijwerken, wat de kans op fouten vermindert.
Wat biedt FoxServ?
LedenSAAS is een door FoxServ ontwikkelde webapplicatie waarmee ledenadministraties gestructureerd en vanaf één centrale locatie kunnen worden beheerd en geraadpleegd. Nu is LedenSAAS op zich niet uniek en er zijn vele vergelijkbare applicaties beschikbaar. Wat maakt deze oplossing dan écht onderscheidend?
Een andere benadering:
De meeste andere applicaties bieden een universele oplossing die geschikt moet zijn voor zoveel mogelijk verschillende verenigingen. Daarbij is er doorgaans weinig ruimte voor maatwerk. Dit betekent dat vooral kleinere verenigingen met hun specifieke, essentiële werkwijzen vaak buiten de boot vallen.
LedenSAAS biedt echter een fundament; een startpunt dat wordt afgestemd op de specifieke eisen en wensen van elke individuele vereniging. Deze aanpak maakt het pakket:
- Overzichtelijker
- Compacter
- Gebruikersvriendelijker
Gebruiker als partner in ontwikkeling en onderhoud:
FoxServ's visie is dat een applicatie ontwikkeld moet worden voor de gebruiker, en niet andersom. Gebruikers moeten er immers prettig en efficiënt mee kunnen werken.
Daarom worden zij vanaf het begin actief betrokken bij het 'ontwikkeltraject' vóór de ingebruikname.
Daarnaast worden gebruikers aangemoedigd om tijdens het gebruik hun inzichten en gewenste aanpassingen door te geven.
Op deze manier dragen zij direct bij aan het (eind)resultaat, wat de acceptatie en tevredenheid vergroot.
Meerdere administraties in één applicatie:
LedenSAAS is zo ontworpen dat meerdere administraties binnen één applicatie kunnen worden beheerd. Dit is vooral handig voor bijvoorbeeld een groep ondernemersverenigingen die regelmatig gezamenlijke activiteiten organiseert. Het voordeel? De administraties van alle betrokken verenigingen bevinden zich in dezelfde omgeving, wat de onderlinge communicatie en koppeling - indien gewenst - veel eenvoudiger maakt.
